Comment réaliser une fiche prospect efficace : conseils et exemples

Véritable mine d’or, la fiche prospect permet d’améliorer les résultats des équipes commerciales. Cet élément facilite l'accès aux informations nécessaires lors d’interactions professionnelles.

Si cette étape peut paraître complexe, elle est en vérité accessible si l’on adopte les bonnes méthodes. La conception de bonnes fiches prospects peut améliorer drastiquement votre stratégie commerciale. Dans cet article, nous vous expliquons toutes les étapes à suivre pour la création d’une fiche prospect efficace.
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Qu’est-ce qu’une fiche prospect ?

Comme son nom l’indique, la fiche prospect désigne un document qui réunit plusieurs données utiles à l’entreprise sur un prospect. L’objectif est de regrouper toutes les informations actionnables d’un client potentiel durant les échanges commerciaux.

Cet élément permet de structurer et d’organiser efficacement une campagne de prospection commerciale afin d’avoir un discours commercial structuré et impactant dans le but de générer des leads qualifiés. C’est un outil pertinent pour tous types de prospection, qu’elle soit téléphonique, par email, sur le terrain ou sur les réseaux sociaux.

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Les bénéfices de la fiche prospect

En marketing : mieux connaître ses clients potentiels pour des contenus toujours plus pertinents

Elle permet de regrouper toutes les informations pertinentes à propos d’un potentiel client. 

En ayant sous les yeux les fiches, l’équipe peut ainsi :

• adapter le discours aux problématiques, intérêts et préférences des prospects ;
• personnaliser l'offre selon les problématiques et les attentes des potentiels clients ;
• choisir des supports de publication visibles par la clientèle cible ;
• présenter des exemples concrets d’application faisant écho aux situations vécues par les prospects ;
• anticiper les objections, en apportant des réponses immédiates et précises sous la forme d’une FAQ par exemple.

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Prospection : plus d’efficacité commerciale et un meilleur alignement avec l’équipe marketing

Elle représente l'un des supports privilégiés pour une prospection performante. En effet, ce type de document offre plusieurs avantages :

• bénéficier d'un support présentant toutes les informations essentielles et détaillées sur les prospects, afin d'établir une approche ainsi qu'un discours cohérents par rapport à leur profil ;
• partager les fiches entre les commerciaux et l'équipe marketing, afin d'actualiser et d'intégrer de nouvelles données pour une qualification toujours plus détaillée des prospects ;
• une meilleure gestion du pipeline de vente, avec une fiche qui permet de suivre les différentes interactions avec les prospects dans le processus de vente ;
• le suivi et l'analyse d’indices de performance concernant les actions de prospection, afin d'identifier les axes de progression entre les commerciaux et l'équipe de marketing.

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Quels sont les éléments qui composent une fiche prospect ?

Les informations de contact

Les premières données que contient une fiche prospect efficace sont les informations personnelles sur votre contact. Prenez le temps de réunir les éléments suivants :

• Son poste et sa position dans l’entreprise
• Son ancienneté
• Les relations en communs que vous pouvez avoir (même école, même ville, entreprises dans lesquelles il a travaillé, etc.)

Les informations de qualification

Le deuxième enjeu est de savoir si l’entreprise cible correspond à votre ICP (Ideal Customer Profile). C’est une étape cruciale pour déterminer si les efforts commerciaux et marketing que vous vous apprêtez à faire sont pertinents ou non.

Pour ce faire, vous devez récolter diverses informations sur l’entreprise, notamment :

• Le chiffre d’affaires (CA)
• Le nombre d’employés
• La localisation des bureaux
• Les logiciels utilisés en interne
• Les concurrents de l’entreprise
• Les clients, partenaires et fournisseurs de l’entreprise

Gardez en tête que la fiche prospect doit avoir une lecture facile. Pour ce faire, synthétisez les données. Par exemple, pour le chiffre d’affaires, utilisez une fourchette plutôt qu’une somme fixe.

Les informations transactionnelles

Pour concevoir une bonne fiche de prospection, vous devez également inclure plusieurs données transactionnelles. Cela est possible grâce à un historique client. Le but est d’identifier tous les achats plus ou moins récents effectués par l’entreprise afin de permettre aux équipes commerciales de saisir les opportunités lorsqu’elles se présentent.

Pour ce faire, notez les éléments suivants :

• Le type de services / produits achetés dans le passé
• La date du dernier service auquel il a souscrit

Les informations comportementales

Vous pouvez enrichir les données de la fiche prospect avec certaines informations comportementales. L’idée est de segmenter ou d’approfondir votre connaissance du prospect pour affiner vos campagnes commerciales et marketing.

N’hésitez pas à inclure les gestes comportementaux suivants :

• Est-il réceptif aux mails envoyés ?
• Quel est son comportement en ligne ? (temps passé sur votre site web, pages visitées, documents téléchargés, comportement sur les réseaux sociaux, etc.)
• A-t-il déjà interagi avec vous ? Si oui, qu’a indiqué son comportement ? (Est-il intéressé, curieux, distrait ?)

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Comment trouver de bonnes données pour réaliser une fiche prospect ?

Maintenant que vous savez quelles sont les informations à inclure dans votre fiche prospect, il est temps de partir à leurs recherches. Avant tout, soulignons que cette étape est un processus récurrent. Vous ne devez pas uniquement collecter des données au moment de la création de la fiche prospect, mais bel et bien l’enrichir continuellement.

Exploitez les informations publiques

Tout d’abord, inutile de vous tourner vers des techniques douteuses qui s’apparentent à du cyberharcèlement. De nos jours, une majorité d’informations précieuses sont publiques et se trouvent sur LinkedIn et internet en général.

Adoptez deux gestes simples et efficaces :

• Consultez le profil LinkedIn du prospect : découvrez ces derniers posts publiés, dans quelles entreprises il a travaillé précédemment, avec quelle(s) équipe(s) ? (taille de l’entreprise, place dans la structure, etc.)
• Faites une recherche Google : insérez le nom de votre prospect et partez à la recherche des mentions pertinentes le concernant.

Collectez les données livrées par votre prospect

Ensuite, n’hésitez pas également à demander directement des informations à votre prospect. Cela peut être par le biais d’un e-mail ou d’un formulaire. Cette attitude reste la plus simple à mettre en place, ainsi que la moins coûteuse. Le mieux est de proposer un contenu (document pouvant intéresser votre prospect) à télécharger contre le renseignement de ses coordonnées.

Tournez-vous vers des données externes

Afin d’enrichir votre fiche prospect, vous pouvez également vous tourner vers des bases de données externes. L’idée est de louer ou d’acheter des documents prospects. Ces fiches sont souvent segmentées de façon à vous permettre d’acquérir les profils qui vous intéressent, comme ceux spécifiques à votre cible.

Bien évidemment, cette option est souvent assez coûteuse. Nous vous la recommandons uniquement dans une stratégie d’enrichissement de données continue, afin de n’investir que dans les documents qui vous sont réellement bénéfiques.

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Louer et acheter des fichiers

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Cette solution a le mérite d'être rapide à mettre en place. Pour les entreprises souhaitant obtenir un nombre important de données sans perdre des heures à aller à la pêche aux informations, louer ou acheter des fichiers sur les prospects représente une solution pertinente.

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Cependant, le principal risque ici est de louer ou d'acheter des fichiers obsolètes ou peu pertinents par rapport à votre cible. Pour éviter toute déconvenue, nous vous conseillons de vous orienter vers des fournisseurs de données spécialisés qui vous garantissent des données actualisées et dont le partage respecte le RGPD.

De même, nous vous conseillons d'investir dans des bases de données détaillées en privilégiant la qualité des informations par rapport à la quantité.

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Exemple de fiche prospect efficace

Informations de bases

• Nom de l’entreprise : …
• Adresse : …
• Numéro de téléphone : …
• Nom du contact : …
• Poste du contact : …
• Email du contact : …

Présentation de l’entreprise

• Secteur d’activité : …
• Chiffre d’affaires annuel : …
• Nombre d’employés : …
• Logiciels et outils utilisés : …
• Partenaires et fournisseurs : …
• Besoins de l’entreprise : …

Informations diverses

• Date du dernier échange : …
• Opportunités : …
• Comportement lors des derniers mails envoyés :

Quel logiciel utiliser pour construire une fiche prospect ?

Il existe actuellement plusieurs outils destinés à aider les équipes commerciales dans la création et la gestion des fiches prospects. Nous retrouvons notamment ces quatre types d’outils :

• Le logiciel CRM : outil de gestion de la relation client, indispensable pour la réussite d’une campagne commerciale marketing ;
• Les outils de capture de leads : un bon logiciel CRM suffit généralement à mettre en place une stratégie de génération de leads, mais si vous avez des besoins plus spécifiques, vous pouvez vous tourner vers ce genre d’outils de captures ;
• Les outils de gestion et de coordination : pour faire le lien entre tous vos différents outils ;

Les outils d’enrichissement de données : des solutions pour collecter (scraper) les données présentes en ligne et avoir accès aux informations plus facilement.

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Prospection : FAQ d'une fiche prospect

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C'est quoi une fiche prospect ?

Il s'agit d'un document répertoriant toutes les informations essentielles sur un potentiel client. Ces informations font notamment mention :

• des coordonnées du prospect (nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, dénomination et adresse de l'entreprise où travaille le prospect…) ;
• des informations générales concernant l'entreprise ayant dans ses équipes le prospect contacté, avec notamment le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, l'emplacement géographique, le dernier chiffre d'affaires déclaré, etc. ;
• des besoins et des problématiques supposés du prospect dans le cadre de son activité professionnelle ;
• de l'historique des interactions avec le prospect ;
• de son niveau d’intérêt par rapport à l’offre.

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Pourquoi utiliser une fiche prospect ?

Une fiche prospect permet de synthétiser sur un même document toutes les informations pertinentes pour convertir un prospect en client.

Ainsi, son utilisation permet de :

• organiser les différentes informations recueillies à propos d’un prospect sur un support pouvant être facilement partagé au sein des équipes commerciale et marketing ;
• personnaliser le discours, selon le profil établi du prospect ;
• mieux gérer le pipeline de vente, en suivant le parcours du prospect dans le processus de vente.

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Quelle est la différence entre fichier prospect et fiche prospect

Le fichier prospect n'est pas à confondre avec la fiche prospect.

En effet, le fichier prospect représente un ensemble de documents comportant des informations sur plusieurs prospects. Un fichier prospect peut ainsi représenter un document comprenant plusieurs fiches prospects. 

La fiche prospect quant à elle contient différentes informations concernant un seul prospect. Ainsi, chaque prospect ciblé par une entreprise fera l'objet d'une fiche. Chacune d'entre-elles est ensuite regroupée au sein du fichier prospect. 

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Comment obtenir une liste de prospect ?

Pour obtenir une liste de prospects pertinente et actualisée, différentes options s’offrent à vous :

• effectuer des recherches en ligne sur des annuaires professionnels ou sur des réseaux sociaux professionnels, en utilisant notamment des outils de recherche permettant d'appliquer des critères de sélection concernant le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, la localisation, etc. ;
• participer à des événements ou à des salons professionnels permettant ainsi de bénéficier d'un contact direct avec de potentiels clients et d'obtenir leurs coordonnées en leur communiquant des formulaires pour une prise de contact ultérieure ;
• acheter ou louer des fichiers prospect auprès de fournisseurs spécialisés, afin d'obtenir rapidement une liste de prospects actualisée et ciblée par rapport au statut établi du client idéal (buyer persona) ;
• mettre en place une stratégie de marketing entrant (inbound) permettant d'attirer de potentiels clients suite à la publication de contenus pertinents et attractifs par rapport à l'offre de produits ou de service à promouvoir ;
• proposer des formulaires en ligne demandant d’inscrire les coordonnées et les attentes des personnes ciblées en échange d'une contrepartie (ex. : le téléchargement gratuit d'un contenu informatif et pertinent par rapport à leurs problématiques supposées).

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Comment établir une fiche prospect ?

Pour établir une fiche prospect, voici les principales étapes :

• identifier préalablement les informations pertinentes à recueillir à propos des prospects ;
• créer un modèle de fiche prospect type, avec des sections organisées de manière cohérente par rapport au degré d’importance des informations recueillies ;
• intégrer le modèle de fiche prospect sur une plateforme de partage accessible à l'équipe commerciale et à l'équipe marketing (ex. : CRM) afin que chaque utilisateur puisse remplir la fiche prospect au fur et à mesure des recherches et des échanges avec un prospect.

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Une fiche prospect est-elle utile pour faire de la prospection sur les salons ?

Une fiche prospect est très utile pour la prospection dans les salons professionnels. Cette dernière représente un support permettant de recueillir de manière cohérente les coordonnées de nouveaux prospects et leurs besoins.

La fiche prospect permet ainsi d’éviter les feuilles volantes avec des annotations sur les coordonnées des contacts intéressés. Elle permet également d’optimiser la stratégie de prospection en ne se limitant pas à la distribution de prospectus.

Les commerciaux présents sur place pourront ainsi recueillir les coordonnées de potentiels clients, annoter leurs problématiques et leurs attentes, inscrire leur préférence concernant une prise de contact ultérieure (par téléphone, par mail…), et intégrer l'ensemble de ces données dans leur CRM.

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