webleads-tracker


Le webinaire, aussi appelé webconférence, est un outil de communication collective en ligne. Le principe consiste à réaliser une présentation orale et visuelle à destination de participants connectés depuis leur PC ou leur smartphone. Dans le cadre d’une action de prospection commerciale on saisit aisément l’ensemble des bénéfices que l’on est en mesure d’attendre de l’utilisation d’un tel outil :

▸ Dans un environnement économique de plus en plus compliqué, le webinaire est un formidable gain de temps et d’argent puisqu’il permet d’atteindre simultanément un grand nombre de contacts et de prospects sans temps passé dans les transports et sans frais de déplacement…

▸ Il offre de prospecter sans contraintes géographiques et permet ainsi d’entrer en contact avec des entreprises très éloignées de sa zone de prospection naturelle.

▸ La webconférence donne la possibilité également de diffuser une grande variété d’informations (audio, graphiques, infographies, tableaux, vidéo…) qui permet une qualité d’information diffusée aux prospects malgré la distance.

▸ Le webinaire offre ainsi de nombreuses informations à ses participants tout en étant très facile d’accès puisqu’il ne nécessite aucune particularité technique si ce n’est une connexion internet ainsi qu’un objet connecté (ordinateur, smartphone). La mobilité n’est pas requise puisque les participants peuvent se connecter de n’importe quel endroit disposant d’une connexion (wi-fi, 3G…).

▸ Enfin, cette pratique étant moins « engageante » pour les prospects qu’un rendez-vous formel, elle permet d’intéresser des personnes qui n’auraient pas nécessairement accepté un rendez-vous commercial conventionnel.

Avant tout , l’utilisation du webinar comme outil de prospection commerciale apporte un triple avantage par rapport à d’autres canaux de communication. Il permet :

▸ d’identifier des prospects intéressés par la thématique

▸ de formaliser un premier contact très qualitatif avec ces prospects

▸ de faire la démonstration « indirecte » de son expertise

Comment réaliser un webinaire à but commercial ?

Le déroulement d’une webconférence exige une organisation spécifique. L’organisateur invite dans un premier temps via un e-mail les prospects à participer à celle-ci. Ce mail contient un lien cliquable redirigeant sur la page d’inscription dédiée au webinaire, laquelle contient un formulaire composé de diverses informations à renseigner (Entreprise – Nom – Prénom – Téléphone etc.). Une fois inscrits, les participants reçoivent un e-mail automatique contenant un lien leur permettant de se connecter en temps voulu le jour du webinaire, ainsi que deux relances 24 heures et 1 heure avant l’événement. Le jour J, les participants qui se connectent ont accès : à l’audio émis par l’organisateur ainsi qu’à la vidéo avec l’image diffusée sur son écran d’ordinateur de l’organisateur plus celle de sa webcam. Pendant la totalité de la durée du webinaire, les participants ont la possibilité d’interagir avec l’organisateur en posant des questions par écrit et/ou à l’oral. Une fois l’événement terminé les participants reçoivent un mail automatique de remerciement incluant un questionnaire de satisfaction relatif à la présentation. À l’issue de cette dernière, l’organisateur a immédiatement accès à toutes les données relatives au webinaire (Liste des participants – Heures de connexion – Heures de déconnexion – Question posées – Réponses au questionnaire de satisfaction – Taux d’attention…).

Préparer le webinaire

– Les documents : Il s’agit de concevoir et rédiger l’ensemble des documents de présentation que l’on souhaite diffuser durant le webinaire (Argumentaire – Graphiques – Slides Powerpoint – Vidéo etc.).
– Caler le déroulement et le discours : Il est nécessaire de cadrer le timing en déterminant le temps nécessaire à chaque partie de la présentation. Il est également important de préparer voire répéter à plusieurs reprises l’intégralité de la partie orale de la présentation et s’assurer notamment que le timing est tenu et maîtrisé.
– Configurer la session informatique : La première étape est la création d’une session dans le logiciel utilisé, qui va permettre d’un point de vue technique de définir :
1. La forme : Le titre, l’horaire, l’environnement graphique (du Formulaire d’inscription – du lien d’inscription – de la page d’attente – du questionnaire de satisfaction – etc.) en cohérence avec la Charte graphique de l’entreprise
2. L’horaire : le choix de l’horaire est important et stratégique car il doit permettre au plus grand nombre de participer. En fonction de la cible on choisira le créneau horaire le plus adapté (par exemple 8h30/9h15 en province, 12h30 /13h30 à Paris). La question de la durée est également primordiale, puisqu’il faut éviter d’annoncer une durée trop longue sous peine que les prospects ne puissent se libérer (un maximum d’une heure est idéal).
3. Les informations requises : Configuration des informations demandées lors de l’inscription des participants, détermination des questions obligatoires et facultatives.
4. Le mode de participation : choix d’un mode de participation « open » (tous les participants remplissant le questionnaire d’inscription ont accès au webinaire) ou « soumise à approbation » (l’organisateur se réserve le droit de valider ou pas l’inscription)
5. Les rappels automatiques : configuration des e-mails envoyés automatiquement à tous les inscrits pour leur rappeler le webinaire : 1 semaine avant, 24h avant, 1h avant, etc.
6. Le questionnaire de satisfaction : définition de la quantité de questions, de leur nature (ouvertes, fermées, des échelles d’évaluation), des zones de commentaires libres.
– Prendre en main de l’outil webinaire : Il est important de s’entraîner au moins une fois à présenter le webinaire à blanc afin de maîtriser son discours et son timing, de correctement diffuser les divers documents précédemment préparés, etc. Si la présentation d’un webinaire ne présente pas de difficulté particulière, il est tout de même nécessaire de se préparer au moins une fois à parler seul face à une webcam pendant 30 minutes…
– Concevoir et envoyer des e-mailings d’invitation : Il est nécessaire de concevoir un e-mail qui soit simple, clair et attractif, qui présente le contenu du webinaire de façon succincte (Titre – Grandes parties et/ou Notions abordées). Les invitations sont ensuite routées via un outil d’e-mailing aux adresses du fichier précédemment constitué.

– Relancer les invités.

Relances collectives : Dans un l’optique d’augmenter le nombre d’inscriptions, il est possible de renvoyer l’invitation à la webconférence à l’ensemble de son fichier à intervalles réguliers.

Relances individualisées : Relancer par mail ou par téléphone les cibles (entreprises et/ou prospects) que l’on souhaite particulièrement voir participer et/ou les cliqueurs non-inscrits (contacts ayant cliqués sur l’e-mailing mais n’ayant pas encore validé leur inscription).

Diffuser le webinaire

Les besoins matériels nécessaires à la bonne conduite d’une webconférence sont minimes. Cette dernière requiert : une connexion internet, un ordinateur équipé d’un micro, une webcam. Le choix du lieu est stratégique, ce dernier doit être calme et disposer d’une bonne acoustique, être agréable à l’œil et/ou représentatif de l’entreprise. Il est nécessaire d’être disponible quelques minutes avant le début de la conférence de sorte à programmer la diffusion d’une page d’attente puis de démarrer le webinaire à l’heure indiquée afin de ne pas frustrer voire perdre les participants connectés en temps et en heure.

Durant la webconférence, il est importante de suivre en direct l’attention des participants, qui est mesurée par un outil dédié et inclus dans la majorité des logiciels spécialisés. Ce dernier détecte les participants qui regardent un autre écran que celui de la présentation. Si un trop faible niveau de concentration est constaté, le présentateur doit adapter son discours en l’animant davantage afin de reconquérir l’attention des participants. a Les questions posées par les participants

Afin d’optimiser la qualité du webinaire, il est judicieux de mobiliser deux personnes à la gestion de ce dernier, l’une se consacrant à la tenue du discours oral, la seconde étant mobilisée sur le suivi des interactions. Il n’est en effet pas aisé ni conseillé de gérer ces deux actions simultanément.

Exploiter le webinaire

À l’issue du webinaire, la dernière étape consiste en l’extraction du rapport de participation. Celui-ci se présente sous la forme d’un tableau recensant la liste des inscrits ainsi que la totalité des informations relatives à leur participation (Heure de connexion – Heure de déconnexion – Questions posées – Réponses apportées – Réponses au questionnaire de satisfaction – Taux d’attention). Une fois ce document constitué, il convient d’envoyer des mails de remerciement personnalisés et éventuellement le ou les supports de présentation diffusé(s), soit automatiquement à la l’ensemble des participants soit simplement à ceux qui en ont formulé la demande. Il est également possible d’envoyer un e-mail aux inscrits n’ayant pas participé, soit pour leur proposer un prochain webinaire, soit pour leur proposer un échange individuel sur le thème du webinaire.

Enfin, il est impératif de procéder à des prises de contact personnalisées, par téléphone de préférence, auprès de certains participants au regard de leur intérêt constaté, afin de leur apporter des précisions et réponses complémentaires aux questions qu’ils ont formulées, et de transformer ainsi cet échange en une future relation commerciale.

Des questions sur les Webinaires ?