Webinars

Les avantages du webinaire

Dans le cadre d’une action de prospection commerciale on saisit aisément l’ensemble des bénéfices que l’on est en mesure d’attendre de l’utilisation d’un tel outil :

Un gain de temps

Dans un environnement économique de plus en plus complexe, le webinaire offre un formidable gain de temps et d’argent puisqu’il permet d’atteindre simultanément un grand nombre de contacts et de prospects sans déplacement.

Moins engageant

Cette pratique étant moins « engageante » pour les prospects qu’un rendez-vous formel, elle permet d’intéresser des personnes qui n’auraient pas nécessairement accepté un rendez-vous commercial conventionnel.

Des informations de qualité

Malgré la distance, la webconférence donne la possibilité de diffuser des informations qualitatives via différents supports (audio, graphiques, infographies, tableaux, vidéo…).

Une zone de prospection étendue

Cette technique permet de prospecter sans contraintes géographiques et donc d’entrer en contact avec des entreprises très éloignées de sa zone de prospection naturelle.

Une facilité d'accès

Le webinaire ne nécessite aucune particularité technique si ce n’est une connexion internet ainsi qu’un objet connecté (ordinateur, smartphone). La mobilité n’est pas requise puisque les participants peuvent se connecter depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion (wi-fi, 3G…).

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Par rapport à d’autres canaux de communication, le webinaire apporte un triple avantage comme outils de prospection commerciale. Il permet :

▸ d’identifier des prospects intéressés par la thématique

▸ de formaliser un premier contact très qualitatif avec ces prospects

▸ de faire la démonstration « indirecte » de son expertise

Comment réaliser un webinaire à but commercial ?

La mise en place d’une webconférence exige une organisation spécifique. Dans un premier temps, l’organisateur invite les prospects à participer via e-mail. Cet e-mail comporte un lien cliquable redirigeant vers la page d’inscription dédiée au webinaire, avec diverses informations à renseigner :

• Entreprise
• Nom
• Prénom
• Téléphone
• etc.

Une fois inscrits, les participants reçoivent un e-mail automatique contenant un lien leur permettant de se connecter en temps voulu le jour du webinaire, ainsi que deux relances 24 heures et 1 heure avant l’événement. Le jour J, les participants qui se connectent ont accès :

• à l’audio émis par l’organisateur
• ainsi qu’à la vidéo avec l’image diffusée sur l’écran d’ordinateur de l’organisateur et sur sa webcam.

Pendant toute la durée du webinaire, les participants ont la possibilité d’interagir avec l’organisateur en posant des questions par écrit et/ou à l’oral. Une fois l’événement terminé les participants reçoivent un e-mail automatique de remerciement incluant un questionnaire de satisfaction relatif à la présentation. À l’issue du webinaire, l’organisateur a accès à toutes les données relatives au webinaire :

• Liste des participants
• Heures de connexion
• Heures de déconnexion
• Questions posées
• Réponses au questionnaire de satisfaction
• Taux d’attention…

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Préparer le webinaire

Les documents

Il s’agit de concevoir et rédiger l’ensemble des documents de présentation que l’on souhaite diffuser durant le webinaire (Argumentaire – Graphiques – Slides Powerpoint – Vidéo etc.).

Caler le déroulement et le discours

Il est nécessaire de cadrer le timing en déterminant le temps requis pour chaque partie de la présentation. Il est également important de préparer et de répéter à haute voix, plusieurs fois, l’intégralité de la présentation afin de s’assurer que le timing est tenu et maîtrisé.

Configurer la session informatique

Il faut créer une session dans le logiciel utilisé pour définir :

1. La forme : le titre, l’horaire, l’environnement graphique (du formulaire d’inscription, du lien d’inscription, de la page d’attente, du questionnaire de satisfaction, etc.) en cohérence avec la charte graphique de l’entreprise
2. L’horaire : le choix de l’horaire est stratégique car il doit permettre au plus grand nombre de participer. En fonction de la cible on choisira le créneau le plus adapté (par exemple 8h30/9h15 en province, 12h30/13h30 à Paris). La question de la durée du webinaire est également primordiale, puisqu’il faut éviter d’annoncer une durée trop longue sous peine que les prospects ne puissent se libérer (un maximum d’une heure est idéal).
3. Les informations requises : configuration des informations demandées lors de l’inscription des participants, détermination des questions obligatoires et facultatives.
4. Le mode de participation : choix d’un mode de participation « ouvert » (tous les participants remplissant le questionnaire d’inscription ont accès au webinaire) ou « soumise à approbation » (l’organisateur se réserve le droit de valider ou pas l’inscription)
5. Les rappels automatiques : configuration des e-mails envoyés automatiquement à tous les inscrits pour leur rappeler le webinaire (1 semaine avant, 24h avant, 1h avant, etc.).
6. Le questionnaire de satisfaction : définition de la quantité de questions, de leur nature (ouvertes, fermées, des échelles d’évaluation), des zones de commentaires libres.

Prendre en main de l’outil webinaire

Il est important de s’entraîner au moins une fois à présenter le webinaire à blanc afin de maîtriser son discours et son timing, de correctement diffuser les divers documents précédemment préparés, etc. Si la présentation d’un webinaire ne présente pas de difficulté particulière, il est tout de même nécessaire de se préparer au moins une fois à voix haute face à une webcam pendant 30 minutes.

Concevoir et envoyer des e-mailings d’invitation

Il est nécessaire de concevoir un e-mail qui soit simple, clair et attractif, qui présente le contenu du webinaire de façon succincte (titre, grandes parties et/ou notions abordées). Les invitations sont ensuite envoyées via un outil d’e-mailing aux adresses du fichier précédemment constitué.

Relancer les invités

Relances collectives : dans le but d’augmenter le nombre d’inscriptions, il est possible de renvoyer l’invitation à la webconférence à l’ensemble de son fichier à intervalles réguliers.

Relances individualisées : relancer par e-mail ou par téléphone les cibles (entreprises et/ou prospects) que l’on souhaite particulièrement voir participer et/ou les cliqueurs non-inscrits (contacts ayant cliqués sur l’e-mailing mais n’ayant pas encore validé leur inscription).

Diffuser le webinaire

Les besoins matériels nécessaires à la bonne conduite d’une webconférence sont minimes. Cela requiert : une connexion internet, un ordinateur équipé d’un micro, une webcam. Le choix du lieu est stratégique, ce dernier doit être calme et disposer d’une bonne acoustique, être agréable à l’œil et/ou représentatif de l’entreprise. Il est nécessaire d’être disponible quelques minutes avant le début de la conférence de sorte à programmer la diffusion d’une page d’attente puis de démarrer le webinaire à l’heure indiquée afin de ne pas frustrer voire perdre les participants connectés en temps et en heure.

Durant la webconférence, il est important de suivre l’attention des participants, qui est mesurée par un outil dédié et inclus dans la majorité des logiciels spécialisés. Ce dernier détecte les participants qui regardent un autre écran que celui de la présentation. Si l’on constate un faible niveau de concentration, le présentateur doit adapter son discours en l’animant davantage afin de reconquérir l’attention des participants.

Afin d’optimiser la qualité du webinaire, il est judicieux de mobiliser deux personnes : l’une se consacrant à la tenue du discours oral, la seconde étant mobilisée sur le suivi des interactions. En effet, il n’est pas aisé de gérer ces deux actions simultanément.

Exploiter le webinaire

À l’issue du webinaire, il faut extraire le rapport de participation. Il se présente sous la forme d’un tableau recensant la liste des inscrits ainsi que la totalité des informations relatives à leur participation :

• Heure de connexion
• Heure de déconnexion
• Questions posées
• Réponses apportées
• Réponses au questionnaire de satisfaction
• Taux d’attention

Une fois ce document constitué, il convient d’envoyer des e-mails de remerciement personnalisés et éventuellement le support de présentation diffusé, soit automatiquement à l’ensemble des participants soit à ceux qui en ont formulé le souhait. Il est également possible d’envoyer un e-mail aux inscrits n’ayant pas participé, pour leur proposer un prochain webinaire ou un échange individuel sur le thème du webinaire.

Enfin, il est impératif de procéder à des prises de contact personnalisées, par téléphone de préférence, auprès de certains participants au regard de leur intérêt constaté, afin de leur apporter des précisions et réponses complémentaires aux questions qu’ils ont formulées, et de transformer ainsi cet échange en une future relation commerciale.

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