Les avantages du webinaire
Dans le cadre d’une action de prospection commerciale on saisit aisément l’ensemble des bénéfices que l’on est en mesure d’attendre de l’utilisation d’un tel outil :
Par rapport à d’autres canaux de communication, le webinaire apporte un triple avantage comme outils de prospection commerciale. Il permet :
▸ d’identifier des prospects intéressés par la thématique
▸ de formaliser un premier contact très qualitatif avec ces prospects
▸ de faire la démonstration « indirecte » de son expertise
Comment réaliser un webinaire à but commercial ?
La mise en place d’une webconférence exige une organisation spécifique. Dans un premier temps, l’organisateur invite les prospects à participer via e-mail. Cet e-mail comporte un lien cliquable redirigeant vers la page d’inscription dédiée au webinaire, avec diverses informations à renseigner :
- Entreprise
- Nom
- Prénom
- Téléphone
- etc.
Une fois inscrits, les participants reçoivent un e-mail automatique contenant un lien leur permettant de se connecter en temps voulu le jour du webinaire, ainsi que deux relances 24 heures et 1 heure avant l’événement. Le jour J, les participants qui se connectent ont accès :
- à l’audio émis par l’organisateur
- ainsi qu’à la vidéo avec l’image diffusée sur l’écran d’ordinateur de l’organisateur et sur sa webcam.
Pendant toute la durée du webinaire, les participants ont la possibilité d’interagir avec l’organisateur en posant des questions par écrit et/ou à l’oral. Une fois l’événement terminé les participants reçoivent un e-mail automatique de remerciement incluant un questionnaire de satisfaction relatif à la présentation. À l’issue du webinaire, l’organisateur a accès à toutes les données relatives au webinaire :
- Liste des participants
- Heures de connexion
- Heures de déconnexion
- Questions posées
- Réponses au questionnaire de satisfaction
- Taux d’attention…
Préparer le webinaire
Diffuser le webinaire
Les besoins matériels nécessaires à la bonne conduite d’une webconférence sont minimes. Cela requiert : une connexion internet, un ordinateur équipé d’un micro, une webcam. Le choix du lieu est stratégique, ce dernier doit être calme et disposer d’une bonne acoustique, être agréable à l’œil et/ou représentatif de l’entreprise. Il est nécessaire d’être disponible quelques minutes avant le début de la conférence de sorte à programmer la diffusion d’une page d’attente puis de démarrer le webinaire à l’heure indiquée afin de ne pas frustrer voire perdre les participants connectés en temps et en heure.
Durant la webconférence, il est important de suivre l’attention des participants, qui est mesurée par un outil dédié et inclus dans la majorité des logiciels spécialisés. Ce dernier détecte les participants qui regardent un autre écran que celui de la présentation. Si l’on constate un faible niveau de concentration, le présentateur doit adapter son discours en l’animant davantage afin de reconquérir l’attention des participants.
Afin d’optimiser la qualité du webinaire, il est judicieux de mobiliser deux personnes : l’une se consacrant à la tenue du discours oral, la seconde étant mobilisée sur le suivi des interactions. En effet, il n’est pas aisé de gérer ces deux actions simultanément.
Exploiter le webinaire
À l’issue du webinaire, il faut extraire le rapport de participation. Il se présente sous la forme d’un tableau recensant la liste des inscrits ainsi que la totalité des informations relatives à leur participation :
- Heure de connexion
- Heure de déconnexion
- Questions posées
- Réponses apportées
- Réponses au questionnaire de satisfaction
- Taux d’attention
Une fois ce document constitué, il convient d’envoyer des e-mails de remerciement personnalisés et éventuellement le support de présentation diffusé, soit automatiquement à l’ensemble des participants soit à ceux qui en ont formulé le souhait. Il est également possible d’envoyer un e-mail aux inscrits n’ayant pas participé, pour leur proposer un prochain webinaire ou un échange individuel sur le thème du webinaire.
Enfin, il est impératif de procéder à des prises de contact personnalisées, par téléphone de préférence, auprès de certains participants au regard de leur intérêt constaté, afin de leur apporter des précisions et réponses complémentaires aux questions qu’ils ont formulées, et de transformer ainsi cet échange en une future relation commerciale.