Comment demander un rendez-vous client par mail ?

Vous avez décidé de lancer votre prospection commerciale sur plusieurs champs de bataille et d’inclure le digital dans votre activité ? Grand bien vous fasse, l’importance de l’emailing en BtoB n’est plus à démontrer. Plus rapide que la traditionnelle lettre, plus personnalisable qu’une publicité, l’envoi d’un message professionnel à vos prospects occupe désormais une fonction principale dans les stratégies marketing. Présentation d’un produit ou d’une offre, invitation à un salon professionnel ou vente, le canal digital montre également des résultats parlants dans la prospection directe et la prise de rendez-vous. 

Soyez professionnel et envoyez votre premier mail de prospection en suivant nos conseils et en utilisant nos exemples de mails ! 

Qu’est-ce qu’un rendez-vous commercial ? 

Un rendez-vous commercial est un entretien entre le représentant d’une entreprise (ex. : un commercial) et un client potentiel (un prospect) ou déjà acquis. L’objectif de ce rendez-vous pour le prospecteur est de vendre un produit ou un service. 

Il s’agit d’une étape clé du processus de vente. Le commercial peut présenter les produits ou services à vendre, répondre aux questions du client, fidéliser un client… 
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Comment faire une bonne prospection mail ?

Une bonne prospection mail repose sur plusieurs principes clés :

• bien définir son public cible ;
• personnaliser le contenu des mails de prospection ;
• être concis et privilégier les mails courts, simples à lire et présentant directement l’intérêt pour le lecteur de considérer ce mail ;
• rédiger un objet de mail accrocheur ;
• intégrer un appel à l’action — call to action (CTA) — à la fin du mail ;
• prévoir une optimisation pour une lecture sur différents supports (ordinateur, smartphone, tablette…).

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Savoir relancer par mail

Relancer un potentiel client est une tâche qui peut rebuter. La peur d’insister et de créer un sentiment de rejet n’est jamais loin. Pour éviter cela, il est essentiel de savoir bien relancer par mail en suivant ces quelques conseils :

• choisir le bon moment pour envoyer un mail de relance, quelques jours après une première prise de contact et à une date où le prospect est présumé être disponible pour consulter ses mails ;
• proposer un mail dans le même ton de la première prise de contact, afin de garder une cohérence dans l’approche et le discours commercial ;
• apporter de la valeur ajoutée à ce mail de relance, en communiquant des informations supplémentaires par exemple ;
• proposer un suivi, par mail, par appel téléphonique ou en planifiant un rendez-vous par exemple.

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Comment demander un rendez-vous client ?

Demander un rendez-vous client de manière professionnelle et efficace nécessite une approche réfléchie et bien préparée. Voici les principales étapes à suivre :

• identifiez le bon interlocuteur, grâce à LinkedIn par exemple ;
• choisissez le bon canal de communication, avec par exemple l’envoi d’un mail pour une première approche non intrusive ;
• rédigez un message clair et concis avec l’objectif du rendez-vous et pourquoi cela serait bénéfique pour le destinataire du mail ;
• personnalisez votre message (nom du prospect, présentation d’une offre personnalisée par rapport à ses besoins…).
• proposez des options de disponibilité au destinataire de ce courrier.

En adaptant votre approche en fonction de chaque client, vous augmentez vos chances d’obtenir un rendez-vous client réussi.
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Pourquoi préparer un rendez-vous commercial avant l’envoi d’un mail de prise de rendez-vous ?

De la préparation d’un rendez-vous commercial va dépendre le taux de ventes par rapport au nombre d’appels de prospection commerciale, et ceci pour les raisons suivantes :

• une meilleure connaissance du client à convaincre, avec par exemple le recueil de données concernant le prospect sur LinkedIn ;
• l’identification des objectifs de vente ;
• la rédaction d’un mail introductif du futur entretien avec le prospect.

La préparation d’un rendez-vous commercial permet ainsi de mieux comprendre le client, de structurer la présentation du produit ou du service à vendre et de montrer le professionnalisme de l’entreprise.
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Comment solliciter un rdv par mail ? Nos conseils

”La rédaction d’un email de prospection prend autant de temps que son envoi : quelques secondes”. Erreur : un bon email marketing peut convertir vos prospects, consacrez-lui autant de temps que pour écrire une lettre manuscrite. Voici quelques conseils marketing à suivre à la lettre pour bien commencer votre prospection par mail :

• Envoyez un message à votre client, à son nom. Un message sur des adresses email de type contact@ a peu de chance d’être visualisé par la bonne personne.
• 10 à 15 lignes maximum, sur 5 phrases : vos informations seront claires et directes.
• L’orthographe et la syntaxe de vos mails seront irréprochables, il s’agit de votre image de professionnel et un service rendu à votre client.
• L’objet de votre email sera percutant, avec 5 ou 6 mots-clés, pour attirer l’attention de vos clients endormis.
• Personnalisez votre premier message d’accroche, cette phrase détermine la suite et la réponse à ce courrier.
• La présentation de l’activité de votre entreprise et de votre service sera également succincte pour garder l’attention des clients.
• Clôturez vos mails avec un call-to-action bien placé : lien cliquable ou choix entre deux créneaux horaires, par exemple.
• Personnalisez votre signature : au-delà de l’identification de votre personne, elle rassemble vos informations pour le client.
• Mettez en avant le besoin du client et montrez-lui que vous vous intéressez à son actualité.
• Avant un envoi massif à vos clients, testez vos mails sur un échantillon.
• Utilisez un outil de tracking pour pouvoir étudier le comportement de vos prospects. Vous aurez la date et l’heure d’ouverture. Vous pourrez prioriser les interventions auprès de vos clients.
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Comment solliciter un entretien par mail ? Exemples d’un mail de prise de rendez-vous

Modèle d’e-mail de prise de contact initiale

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Une prise de contact initiale va générer une première impression chez le prospect. Voici un modèle de mail de prospection pour véhiculer une image professionnelle et convaincante dès la première prise de contact.

"Objet : Proposition de collaboration

Bonjour (nom du destinataire),

Je me permets de vous contacter suite à (une recommandation, une publication récente, etc.).

Je suis (votre nom) de (votre entreprise). Notre société se spécialise dans (description de votre secteur d’activité). J’ai pu constater que (problématiques ou défis à relever pour le prospect).

Je suis convaincu que notre expertise en (secteur d’activité) pourrait apporter une réelle valeur ajoutée à (nom de l’entreprise du destinataire). J’aimerais avoir l’opportunité de discuter avec vous de (produit ou service à promouvoir).

Seriez-vous disponible pour un rendez-vous téléphonique la semaine prochaine ? 

Je vous remercie par avance pour votre attention.

Cordialement,

(Votre signature)"
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Suite à un entretien téléphonique

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Vous avez eu votre prospect au téléphone, mais celui-ci est encore hésitant pour une prise de rendez-vous ? Envoyez-lui la plaquette de présentation de votre entreprise, avec les informations nécessaires pour que cela aboutisse à une réponse. Voici un premier modèle de prospection commerciale : ‍

” Bonjour [Civilité et nom du prospect],

Comme convenu, je vous recontacte suite à notre entretien téléphonique.

Voici le document présentant nos services et nos offres en termes de [Nom de l’offre] : [Nom de la documentation]

Je vous laisse parcourir ce document et vous propose de contacter [Civilité et nom du commercial] afin d’échanger plus longuement sur l’offre qui serait la plus adaptée à vos besoins et objectifs : soit en fixant un rendez-vous téléphonique directement dans son agenda [lien agenda], soit en le contactant au [Numéro de téléphone].

Vous pourrez ainsi discuter plus en profondeur et il vous apportera toutes les informations nécessaires.

Je vous souhaite une excellente journée.

Bien cordialement,

[Votre signature] “
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Suite à une programmation de rendez-vous par téléphone

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La qualité de votre prospection a convaincu votre client : vous avez décroché un rendez-vous dès l’entretien et il ne vous reste plus qu’à envoyer un mail de confirmation qui reprend les informations pour votre prospect. Voilà notre deuxième modèle :

“Bonjour [Civilité et nom du prospect],

Suite à notre entretien téléphonique de ce jour, je vous confirme votre rendez-vous avec [Civilité et nom du commercial] le [Date] à [Heure] à [Adresse].

Voici ses coordonnées :

[Nom et prénom]

[Adresse email]

[Téléphone]

Je me tiens disponible pour toute information.

Vous souhaitant une agréable journée,

[Votre signature] “
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Modèle de mail pour une demande de rendez-vous suite à un entretien

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L’envoi d’un mail après un entretien doit permettre d’asseoir la confiance accordée par le prospect et de l’accompagner dans le parcours client.

Pour cela, voici un exemple de mail pour demander un rendez-vous après un entretien.

"Objet : Demande de rendez-vous suite à notre entretien

Bonjour (nom du destinataire),

Je tiens à vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé lors de notre récent entretien (mentionnez la date et le contexte de l’entretien). 

Je souhaitais vous recontacter pour vous présenter plus en détail certains points que nous avons abordés. Je vous propose de convenir d’un rendez-vous, à la date et à l’heure de votre choix directement sur cet agenda en ligne (lien vers l’agenda partagé du commercial).

Je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.

Cordialement,

(Votre signature)"
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Modèle de mail pour une confirmation d’un rendez-vous

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Une confirmation de rendez-vous par mail permet d’obtenir un élément de preuve écrit afin d’éviter tout quiproquo.

Voici un exemple d’email pour demander une confirmation de rendez-vous à un prospect.

"Objet : Confirmation de notre rendez-vous prévu le (date)

Bonjour (nom du destinataire),

Je vous invite à confirmer notre rendez-vous prévu le (date et heure). En cas d’imprévus, n’hésitez pas à me contacter afin de convenir d’un autre rendez-vous selon vos convenances.

Au plaisir de pouvoir échanger prochainement avec vous.

Cordialement,

(Votre signature)"
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Modèle de mail pour une relance de rendez-vous

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Une relance n’est jamais simple, d’autant plus lorsque l’objectif est de solliciter un rendez-vous.

Voici un modèle de relance présentant un juste équilibre entre professionnalisme et empathie, afin de gagner la confiance du prospect.

"Objet : Relance concernant notre rendez-vous

Bonjour (nom du destinataire),

Je vous recontacte suite à notre précédent échange, concernant ma proposition de prise de rendez-vous. Je me permets de souligner les avantages d’un tel échange, avec notamment la possibilité de (présentation concise des principaux avantages de l’offre à promouvoir).

Serait-il possible de convenir d’un rendez-vous selon vos convenances ? Je vous laisse consulter mes disponibilités sur cet agenda (lien de l’agenda en ligne) avec de choisir la date et l’heure qui vous convient.

Je vous remercie pour votre attention et je reste à votre disposition pour toute question.

Cordialement,

(Votre signature)"
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FAQ : exemples de demande de rendez-vous professionnel par mail

Modèle de demande de rendez-vous professionnel par mail en anglais

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Le marché international nécessite de maîtriser les mails de démarchage en anglais. Voici un modèle à personnaliser selon le profil de vos prospects.

"Subject: Meeting request

Dear (Recipient's Name),

I am writing to request a meeting to discuss (mention the topic or purpose of the meeting). Given your expertise in this area, I believe your insights would be invaluable to our discussion.

I am available (mention a few options for dates and times). I am looking forward to the opportunity to meet with you and explore potential collaboration opportunities. 

Thank you for considering my request.

Best regards,

(Your signature)"
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Modèle de mail après lecture d’un article

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La lecture d’un article peut être un élément accrocheur pour démarcher un nouveau client.

Pour ne pas perdre cette opportunité, voici un exemple de mail après lecture d’un article relatif au secteur d’activité de votre prospect.

"Objet : Réaction à votre article (titre de l’article)

Bonjour (nom du destinataire),

Je viens de lire votre article intitulé (titre de l’article) et je tenais à vous faire part de mes impressions.

J’ai trouvé votre analyse sur (mentionnez un aspect spécifique de l’article qui vous a intéressé) pertinente et instructive. En tant que (mentionnez votre domaine d’expertise en rapport avec le sujet de l’article), j’ai été particulièrement intéressé par (mentionnez un point spécifique de l’article).

J’aimerais discuter davantage de ces sujets avec vous et vous présenter les avantages de (produit ou service en rapport avec l’article). Êtes-vous disponible pour un rendez-vous téléphonique dans les prochains jours ?

Je vous remercie pour votre temps et j’espère avoir l’occasion d’échanger plus en détail avec vous.

Cordialement,

(Votre signature)"
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Comment commencer un mail de demande de rendez-vous ?

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Le choix des premiers mots d’un mail de demande de rendez-vous va grandement influer sur la réponse du destinataire.

Pour cela, il est conseillé de :

• personnaliser le début du mail, en intégrant directement le nom du destinataire ;
• présenter l’objectif du mail ;
• expliquer brièvement les avantages pour le prospect d’accepter un rendez-vous.

Le prospect doit saisir son intérêt d’accepter un rendez-vous dès le début du mail.

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Comment formuler une demande de rendez-vous par lettre ?

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La rédaction d’une lettre nécessite de respecter un formalisme plus strict que celui d’un mail. Par conséquent, nous vous conseillons :

• d’utiliser un langage plus formel ;
• de respecter les emplacements propres à la rédaction d’une lettre concernant vos coordonnées, les coordonnées de votre destinataire, l’objet de la lettre et son contenu ;
• de proposer d’autres canaux de communication en intégrant votre adresse mail, votre numéro de téléphone professionnel ou bien encore les liens des comptes sur les réseaux sociaux de votre entreprise.
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Comment personnaliser le message

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Un message personnalisé permet de convertir davantage de prospects en clients, grâce à un taux d’engagement plus important chez les prospects.

Différents éléments de personnalisation peuvent être inclus dans votre message, tels que :

• le nom du destinataire ;
• le suivi de vos précédents échanges ;
• les centres d’intérêt ou les problématiques du destinataire.
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Comment configurer sa boite mail pour faire du cold mailing ?

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Le cold mailing permet de contacter « à froid » des prospects par l’envoi d’un mail. La configuration d’une boite mail peut permettre d’automatiser un certain nombre de tâches chronophages et pourtant nécessaires pour du cold mailing. 

Dans ce cas, les principales étapes à respecter sont de :

• créer une adresse email professionnelle ;
• créer une signature email et configurer son intégration automatique à la fin de chaque mail ;
• choisir une messagerie permettant d’automatiser l’envoi de mails ;
• segmenter la liste de contacts, afin de personnaliser les séquences de mails selon le profil des prospects.
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Comment devenir copywriter ?

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Un copywriter est un professionnel de l’écriture qui permet de capter l’attention de ses lecteurs grâce à une rédaction persuasive. Cette capacité rédactionnelle est un réel atout en communication marketing.

Ainsi, si vous souhaitez maîtriser l’art du copywriting, vous pouvez :

• suivre une formation en ligne ; 
• lire régulièrement des publications de copywriters ;
• vous exercer régulièrement à rédiger sur divers sujets et comparer votre qualité d’écriture à celle des plus renommées copywriters, 
• échanger avec des copywriters, afin de s’enquérir de leur expérience et de leurs astuces.

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