5 conseils pour envoyer des mails de prospection qui cartonnent (exemples inclus)

Le saviez-vous ? 

L’e-mail est le canal de démarchage préféré des professionnels (source).

Mais il n’est pas évident à maitriser.

Il faut trouver la bonne façon de formuler le mail, rédiger le bon objet, définir un bon call-to-action...

Et puis il faut trouver la bonne configuration technique.

Rassurez-vous, dans cet article, vous trouverez tout ce qu’il faut savoir pour cibler, écrire, et envoyer des mails de prospection qui génèrent des ventes.

En route !

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Constituez une base de données riche et à jour

Pour envoyer un mail de prospection efficace, il faut commencer par créer une base d’e-mails propre et à jour.

Pourquoi constituer sa propre base ?

La tentation peut être grande d’aller acheter des bases d’e-mails existantes sur Internet.

Mais acheter une base d’e-mails vous exposera à plusieurs risques :

• Le risque légal : ces bases sont souvent constituées sans le consentement des prospects et par des moyens pas toujours légaux.
• Le risque de qualité : il n’existe aucun critère d’évaluation objective des bases vendues sur Internet. Vous risquez donc tout simplement d’acheter une base de mauvaise qualité.
• Le risque concurrentiel : acheter une base est si simple que vos concurrents le font peut-être déjà. Vous vous retrouverez donc à utiliser les mêmes armes qu’eux.

Comment constituer sa base de contacts

La meilleure source pour constituer une base de contacts à jour, c’est généralement Linkedin.

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Pourquoi ?‍

C’est Denis Cohen, fondateur de DropContact et expert des cold e-mails, qui l’explique le mieux :

“LinkedIn est la meilleure base de contacts B2B (en occident et hors Allemagne) car ce sont les gens eux-mêmes qui mettent leur profil à jour. Mis à part quelques annuaires extrêmement spécifiques et sur des niches, aucune autre base de données de contacts n'est mise à jour par les personnes elles-mêmes.

La meilleure preuve de l’efficacité de Linkedin pour la création de base de données, c'est que toutes les bases de données commercialisées essayent de se mettre à jour à partir des informations LinkedIn. Par ailleurs, tout bon commercial, responsable de recrutement... va naturellement checker dans LinkedIn les informations sur une personne.”

Pour constituer sa base depuis LinkedIn, le processus est relativement simple :

• Prenez un abonnement Sales Navigator pour augmenter vos capacités de recherche sur le réseau
• Préparez une recherche minutieuse en utilisant les filtres à votre disposition (titre de poste, mots-clés, ancienneté, etc.)
• Exportez vos prospects via Phantombuster (je vous recommande ce guide sur le site de Dropcontact pour le détail des étapes.)

Quels détails collecter pour aller plus loin

Comme nous le verrons dans la suite de cet article, plus vous personnalisez votre mail de prospection, plus vous avez des chances qu’il fonctionne.

Pour cela, nous vous recommandons d’anticiper dès cette étape la collecte des éléments qui permettront de rendre votre e-mail plus personnel :

• Prénom
• Nom de l’entreprise
• Relations en commun
• Ecole, etc.

Choisissez un objet percutant

Une fois votre base d’envoi prête, passons à la préparation de votre mail.

L'importance de l'objet

Le premier élément à définir, c’est l’objet de votre e-mail.

Et c’est un point clé !

D’après Salesdorado, la moitié des prospects se basent sur l’objet pour décider ou non d’ouvrir un e-mail, juste derrière le nom d’expéditeur.

L’objet est d’autant plus important que les Français reçoivent en moyenne 39 e-mails par jour (source Arobase.org). Il est donc critique pour vous d’arriver à vous démarquer dès la boîte de réception !

Les règles de base d’un objet réussi

Pour un objet qui marche, nous vous recommandons de respecter quelques règles de base :

• Evitez les mots associés au spam : vous en trouverez une liste exhaustive sur le site Codeur, ils risqueraient de faire atterrir votre e-mail directement dans le dossier “indésirables” de votre destinataire.
• Faites court : une grande partie des internautes consulte désormais ses e-mails sur mobile. Sur ces appareils, les objets trop longs sont souvent tronqués. Apprenez à adapter vos objets en conséquence.
• Personnalisez l’objet : le blogueur Brian Dean a fait une étude (source en anglais) portant sur 12 millions de mails de prospection. Ses résultats sont clairs : les objets personnalisés ont un taux d’ouverture 30% supérieur à la moyenne.

Exemples d'objets réussis

Simple et efficace : “pour information”

Dans cet exemple, l’objet est court et presque mystérieux. Il donne clairement envie d’ouvrir l’e-mail pour en savoir plus. Pas étonnant qu’il ait un taux d’ouverture de 88% !
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Personnalisé : mise en relation [nom de votre relation commune]

Cet objet exploite un biais cognitif simple : on a tendance à plus facilement ouvrir un e-mail quand il mentionne quelqu’un que l’on connaît.

Dans ce cas précis, l’expéditeur mentionne un contact Linkedin commun comme porte d’entrée dans l’objet en utilisant “mise en relation {{Nom du contact commun}} comme objet. Cela permet de créer un cadre plus familier et de pousser à l’ouverture de l’e-mail.

Et pour finir : un contre-exemple :

L’objet n’est pas personnalisé. Il n’apporte aucune valeur supplémentaire en tant que lecteur. Et le contenu du mail n’est très attrayant non plus.

C’est d’ailleurs une bonne transition : parlons maintenant de la suite des opérations.

Rédigez un mail irrésistible

Faisons un bilan rapide.

À ce stade, vous avez préparé votre base de destinataires et préparé un objet aguicheur.

Il est temps maintenant de passer à la rédaction du mail.

Utilisez des astuces de copywriter

Pour écrire un e-mail convaincant, il existe une méthode magique : la méthode AIDA.

En voici le détail :

• A pour Attention. La première étape, c’est de capter l’attention de votre destinataire.
• I pour Intérêt. Ici, on enchaîne en expliquant l’intérêt de votre service ou produit
• D pour Désir. À ce stade, on enfonce le clou en suscitant du désir. 
• A pour Action. On cloture en invitant à l’action.

Voici un bon exemple basé sur cette méthode :

Peaufinez vos calls-to-action

La première chose à garder en tête, c’est que les logiciels antispam prennent en compte les liens qui sont présents dans les mails pour évaluer si un mail est indésirable.

Pour éviter d’atterir dans le dossier spam, il est donc recommandé de :

• Limiter le nombre de liens dans vos e-mails
• De supprimer vos liens si vous constatez que vous avez un problème de délivrabilité (taux d’ouverture bas)
• De privilégier des calls-to-action sous forme textuelle.

Quelles sont les possibilités pour des call-to-action textuels ?

Voici deux bons exemples :

Proposer un appel avec la formule “Seriez-vous disponible pour un premier échange ?”

Partager une question ouverte comme : “Seriez-vous intéressé par {{insérer ici un produit, un document, etc.}} ?

Et pour avoir un call-to-action qui incite vraiment à passer à l’action, n’oubliez pas les bonnes pratiques suivantes :

• Misez sur une action simple à mettre en oeuvre pour le prospect (après tout, il ne vous connait pas encore, donc hors de question de lui demander d’escalader l’Everest)
• Facilitez au maximum la vie du prospect. Cela peut passer par lui partager vos disponibilités dans votre e-mail pour limiter les échanges d’e-mail, partager une pièce jointe qui détaille votre offre de services pour lui éviter d’avoir à visiter votre site, etc. 
• Dans votre formulation, insistez sur le bénéfice pour le prospect. Par exemple, dites “Seriez-vous intéressé pour échanger sur le problème ?” au lieu de “Voulez-vous découvrir notre produit”. Ou encore “Souhaitez-vous bénéficier d’un audit gratuit ?” plutôt que “Dites-moi si vous voulez tester notre produit ?”.

Évitez les fautes d’orthographe

Évitez de gâcher votre e-mail avec des fautes !

Pour la plupart des prospects, les fautes d’orthographe sont synonymes d’absence de professionnalisme et vous discréditent instantanément.

Alors prenez le temps de vous relire et suivez les recettes qui marchent pour améliorer son orthographe et éviter les fautes.

Dernier conseil sur le sujet : n’oubliez pas de relire attentivement votre texte et votre objet à tête reposée avant d’appuyer sur le bouton envoyer.

Personnalisez au maximum

Pourquoi personnaliser ses mails ?

Pour illustrer l’importance de la personalisation, prenons un contre-exemple.

En tant que destinataire de cet e-mail, je ne me sens pas concerné. L’expéditeur n’a même pas pris le temps d’utiliser mon prénom. Pourquoi prendrais-je le temps de lire son mail ?

Ce ressenti se traduit d’ailleurs dans les performances des e-mails. D’après une étude menée par Woodpecker sur 20 millions de mails de prospection, le taux de réponse moyen est à 7% sans aucune personnalisation et 17% avec personnalisation (source, en anglais).

La personnalisation a aussi un impact positif sur la delivrabilité. En effet, elle rend vos e-mails uniques et diminue les chances qu’il soient considérés comme du spam.

Comment personnaliser ses mails de prospection ?

Vous pouvez d’abord réutiliser les détails de base de votre prospect :

• Son prénom
• Sa société

Comme dans l’exemple suivant :

Vous pouvez également utiliser la ville de résidence de votre prospect (facile à extraire sur Linkedin). Comme dans cet exemple (que j’ai utilisé en plein coeur de l’été) :

Quand cela est possible, vous pouvez également mentionner les solutions que le prospect utilise déjà. Comme dans cet exemple :

Ou encore utiliser les relations communes, comme dans l’exemple déjà partagé précédemment.

Respectez les bonnes pratiques antispam

Malheureusement, les mails de prospection, ce n’est pas qu’un bon contenu et une bonne liste de contacts. 

C’est aussi une affaire technique.

En effet, pour éviter que vos mails arrivent en spam, quelques précautions s’imposent.

Prenez en compte les limites d’envoi

Premier écueil : les volumes d’envois.

Les fournisseurs d’e-mail imposent des volumes maximaux d’envoi d’e-mail par jour.

Gmail impose ainsi une limite de 2 000 e-mails par jour, Microsoft 1 000 sur les boîtes Outlook.

Veillez à bien respecter ces limites pour ne pas voir votre compte temporairement désactivé.

Configurez votre domaine

Pour que vos e-mails arrivent jusqu’à destination, il vous faudra montrer patte blanche.

Cela consiste notamment à configurer votre serveur pour que vos e-mails soient authentifiés. 

Pour un guide détaillé de la configuration à suivre, je vous renvoie au blog de GrowthRoom.

“Préchauffez” votre domaine

Si votre domaine est récent et/ou peu utilisé pour échanger des e-mails et que vous vous mettez à envoyer soudainement une grande quantité d’e-mails de prospection, votre domaine risque d’être rapidement banni.

Pour éviter ce piège, il existe des méthodes simples :

• Augmentez vos volumes d’envoi progressivement (cela vous permettra aussi d’adapter vos e-mails aux premiers retours que vous collecterez sur leur performance).
• Utilisez votre domaine le plus possible au quotidien pour échanger des e-mails “classiques” avant de l’utiliser pour de la prospection.
• Si nécessaire, complétez avec un outil de “chauffage” de votre domaine comme Warmupinbox (disponible en anglais uniquement).

Ajoutez un lien de désinscription

Dernier conseil : ajoutez un lien de désinscription à tous vos e-mails.

Vous en tirerez plusieurs bénéfices :

• Les personnes qui ne souhaitent plus être contactées cliqueront sur le lien plutôt que de passer votre e-mail en spam (vous contribuerez ainsi à protéger votre déliverabilité).
• Vous aurez une statistique de plus, le taux de désinscription, sur la réponse des prospects à votre mail de démarchage.
• Vous éviterez les e-mails des personnes qui souhaitent être retirées de votre liste.

Conclusion :

Et voilà ! Vous avez toutes les cartes en main pour créer une campagne de prospection de qualité. Bonne chance !

Un grand merci aux contributeurs suivants qui m’ont aidé à dénicher les meilleurs exemples :

• Benoît de Scalezia
• Henri d’Avizio
• Claire de La Mouche du Coche‍

Auteur : Greg d’Aboville est Head of Growth chez MerciApp, une alternative française à Grammarly