Mail de relance : conseils pratiques et exemples

Mail de relance : conseils pratiques et exemples

La révolution numérique a changé le concept de fidélisation commerciale et l’e-mail est devenu un canal de communication incontournable, surtout dans le cadre professionnel. Alors que l’e-mailing sert à toucher une liste de contacts, les mails de relance demandent d’y mettre les formes.

Tôt ou tard, vous allez devoir accomplir cette tâche quelque peu effrayante : relancer un potentiel client, un prospect ou un recruteur pour donner suite à votre demande. Voici tous nos conseils, ainsi que nos meilleurs exemples pour conclure plus d’opportunités grâce aux mails de relance.

Chez ReCom, prestataire externe en prospection B2B, on a testé des tas de techniques. On a donc décidé de vous partager notre retour d'expérience et des conseils pratico-pratiques issus du terrain !
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Qu’est-ce qu’un mail de relance ?

Comme son nom l’indique, un mail de relance est un courriel envoyé pour relancer un ou plusieurs destinataires qui n’ont pas répondu à votre précédente sollicitation.

Ce type de message peut convenir à plusieurs situations :

• e-mail BtoB de prospection
• courrier professionnel
• relance d’une proposition commerciale
• rappel de paiement d’une facture
• rappel d’un événement

Le but est de relancer la conversation afin d’aboutir à une réponse positive ou négative.
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Pourquoi utiliser ce type d’emails ?

Ce type d’emails offre la possibilité de réactiver l’attention des prospects ayant déjà été contactés.

Ces mails permettent notamment :

• de rappeler l’offre précédemment proposée à un prospect ;
• de maintenir l’engagement des prospects qui ont besoin de plusieurs relances pour prendre le temps de consulter une offre ;
• d’accompagner un prospect dans le parcours client ; 
• d’optimiser sa stratégie de génération de leads, en faisant preuve de persévérance auprès de contacts qualifiés ;
• d’actualiser les attentes et les problématiques soulevées auprès des prospects recontactés.

Pour résumer, il s’agit d’une nouvelle prise de contact permettant de s’adapter à chaque prospect, selon son degré d’attention et son temps libre pour répondre à une offre.
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Comment écrire un mail de relance parfait ?

Contrairement à ce que vous pensez, la rédaction de ce type de mail parfait n’est pas une tâche si difficile. La recette du succès réside dans l’approche, le ton employé et la pertinence du contenu.

Les éléments les plus importants sont les suivants :

• L’interlocuteur doit avoir le sentiment d’être le seul destinataire du mail
• Le message doit éveiller sa curiosité
• Le ton adopté doit être léger, court et original
• Le message ne doit contenir aucune image pour augmenter la délivrabilité du mail

À présent, rentrons dans le vif du sujet ! Nous vous partageons nos 4 conseils pour rédiger un message de rappel réussi :
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1. Contextualiser la situation

Tout d’abord, vous devez rafraîchir la mémoire de votre prospect. Il y a de fortes chances que ce dernier ait oublié votre premier échange. Lui rappeler qu’il a déjà entendu parler de vous augmente la probabilité qu’il réagisse positivement.

Exemples :

• Je souhaitais vous relancer au sujet de l’email envoyé le [inclure la date] concernant [sujet du mail en question].
• Je voulais vous demander ce que vous aviez pensé [sujet du premier mail]. Nous en avions discuté dans l’émail du [inclure la date].
• J’ai le sentiment que vous avez lu mon premier email et je serais intéressé de connaitre votre avis concernant [sujet du mail en question. (Une approche plus audacieuse…)
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2. Expliquer pourquoi cette nouvelle sollicitation

La seconde étape consiste à expliquer la raison de votre relance de façon claire et concise. Attention, nous ne parlons pas de dire à votre prospect « je n’ai pas eu de réponse, alors je vous relance ». Au contraire, vous devez lui (re)dire en quoi votre produit ou service va l’aider.

La psychologie est indissociable du marketing. Plusieurs leviers psychologiques participent à la décision d’achat, notamment le concept de bénéfices. Vous devez rappeler à votre prospect les bénéfices que vous lui proposez.

Exemples :

• Je reste convaincu que [nom de votre produit / service] pourrait répondre [insérer la problématique du prospect]. Je me demandais si vous seriez intéressé à l’idée de l’essayer 7 jours gratuitement (ou inclure une autre offre) ;
• Je pense que [nom de votre produit / service] peut vous accompagner dans [missions du prospect]. J’aimerais en discuter de vive voix avec vous pour connaître votre avis ;
• Nous venons d’apporter des nouveautés au [nom de votre produit / service] et pensons qu’il peut avoir un impact très positif pour votre entreprise. Notamment pour répondre [besoin du prospect]. Dans l’idéal, ce serait parfait si nous pouvions prévoir un appel afin de vous en parler plus en détail.
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3. Structurer le message de manière irréprochable

Bien sûr, ce mail doit avoir une structure solide et claire. Voici 3 astuces imparables pour rédiger un bon squelette de message :

Une mise en page aérée : faites court. Personne n’aime lire un pavé, alors épurez votre message au maximum ;

Une bonne énumération : lorsque vous le pouvez, n’hésitez pas à utiliser des listes à puces pour présenter certains éléments importants ;

Un appel à l’action : insérez un Call To Action dans votre message. Sollicitez une réunion, posez une question, proposez une date… la balle ne doit pas être dans votre camp, mais dans celui de votre interlocuteur.
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4. Soigner la conclusion de votre mail

Ne négligez pas la fin de votre mail. Évitez les formules ampoulées et trop guindées. L’idéal est d’adopter un ton naturel et sympathique avec une phrase qui invite à l’échange.

Exemples :

• N’hésitez pas à me partager votre point de vue.
• En cas de questions, n'hésitez pas une seule seconde à me contacter !
• J’espère avoir de vos nouvelles très bientôt.

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Quelques bonnes pratiques pour rédiger un e-mail de relance

Ce format de mail doit permettre d’attirer l’attention du prospect, objectif qui n’a pas été atteint lors de l’envoi d’un premier mail de prospection.

Pour cela, voici les principales pratiques à mettre en place.
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Créez l’envie de lire le mail

Ce conseil semble couler de source, pourtant cette pratique n’est pas toujours facile à appliquer. En effet, pour attirer l’attention de votre lecteur, il est conseillé :

• de rédiger un objet de mail accrocheur et pertinent qui suscite la curiosité ;
• de personnaliser le mail, en utilisant par exemple le nom du prospect dans l’objet du mail et en début de mail ;
• présenter dès le début du mail les avantages pour le prospect de considérer cette offre.
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Adaptez le ton à l’interlocuteur 

Pour capter l’attention de l’interlocuteur, il est conseillé de :

• bien cibler le profil du prospect, afin de s’adresser à lui de manière cohérente par rapport à l’offre de produits ou de services présentée ;
• utiliser un vocabulaire pertinent par rapport au profil du prospect ; 
• personnaliser le ton suivant le degré de maturité dans le parcours client du prospect ;
• faire preuve d’empathie, afin que l’interlocuteur se sente pleinement compris dans ses problématiques.

L’objectif est que l’interlocuteur ressente l’effort consenti pour rédiger un mail personnalisé s’éloignant des mails de prospection classiques et sans authenticité.
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Jouez la carte de la concision

Vos prospects veulent comprendre rapidement votre proposition, afin de ne pas perdre leur temps dans le tri de leur messagerie électronique.

Vos mails doivent ainsi être concis et percutants grâce à :

• la présentation de l’objectif de ce mail dès le début du message (ex. : proposer de nouveau une offre commerciale) ;
• l’utilisation de phrases courtes, concises et simples dans leur construction (ex. : sujet, verbe, complément) ;
• l’utilisation de listes à puces, afin de mettre en avant les informations les plus importantes (ex. : les avantages de l’offre présentée pour le prospect).

En respectant ces quelques conseils, vos leads pourront saisir en quelques secondes l’objet du mail et comprendre leur intérêt à donner suite à cet échange.
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Intégrez un call-to-action

Un appel à l’action — autrement connu sous le terme marketing anglicisme call to action (CTA) — permet d’inviter le lecteur d’un mail à réaliser une action immédiatement après la lecture du mail. Cette action doit l’accompagner dans le parcours client. 

Pour réussir l’intégration d’un call to action, il est conseillé de :

• rédiger de manière claire et précise le CTA ;
• placer en évidence le CTA en fin de mail ;
• créer un sentiment d’urgence dans le mail ;
• veiller à intégrer un CTA compatible avec tous les supports de communication — ordinateur, smartphone et tablette.

Un call to action permet ainsi d’accompagner un prospect dans le parcours client, en le dirigeant vers une action correspondant à ses attentes (ex. : prendre rendez-vous avec un commercial).
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Travaillez l’objet du mail de relance

L’objet du mail représente la première impression qui va conditionner l’ouverture du mail. Afin d’obtenir un taux d’ouverture satisfaisant, l’objet du mail doit :

• être bref et pertinent ;
• susciter la curiosité ou créer un sentiment d’urgence (ex. : action requise, dernière chance…) ;
• être personnalisé si possible, en intégrant par exemple le nom du prospect ;
• ne pas contenir de mots pouvant attirer l’attention des logiciels anti-spam, tels que les mots « gratuit », « promotion », etc.

N’hésitez pas à rédiger plusieurs objets de mail en brouillon pour ensuite les relire afin de choisir celui qui vous attirerez le plus en tant que prospect.
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Automatisez l’envoi d’e-mails

L’automatisation dans l’envoi des emails permet de gagner un temps considérable dans la saisie des adresses mails, de l’objet du mail et du contenu. 

Pour ne pas perdre en qualité dans le contenu des mail, il est conseillé de :

• choisir une solution d’automatisation efficace permettant de personnaliser les mails ;
• collecter des données actualisées sur les contacts qualifiés ;
• segmenter les leads, afin de proposer un contenu de mail adapté à leur profil ;
• créer des workflows d’automatisation, afin d’être réactif à chaque action d’un prospect dans le parcours client.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez obtenir un taux de réponse satisfaisant sans perdre en temps et en énergie à envoyer un par un des mails.
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Exemples de mail de relances efficaces

Modèle #1

Bonjour [Prénom],

Je n’ai malheureusement pas eu le plaisir de vous voir à mon dernier Webinaire. Plus de 150 personnes ont participé et je pense faire un livre numérique regroupant certains de mes conseils. Ce dernier sera totalement gratuit. Je pourrais vous le partager si vous le souhaitez.

Voici le lien de mon prochain évènement : [URL]

Merci pour votre temps.

[Votre nom]

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Modèle #2

Bonjour [prénom],

Lors de notre dernier échange, vous sembliez intéressé par [votre produit ou service]. Votre entreprise pourrait largement en profiter, notamment pour régler les soucis de [problématique 1] ainsi que de [problématique 2]. J’aimerais réellement connaitre vos retours afin de pouvoir vous aider à atteindre votre objectif [détails de l’objectif].

Pouvons-nous planifier un appel dans les jours à venir pour en discuter ?

N’hésitez pas à me dire vos disponibilités.

Merci, à bientôt.

[Votre nom]
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Modèle #3

Bonjour [Prénom],

Je vous contacte suite à l’email que je vous ai envoyé [mettre la date] au sujet [insérer le sujet]. Je n’ai pas eu de réponse ni de message d’un membre de votre équipe. Si vous n’êtes pas intéressé ou qu’une tierce personne est plus habilitée à m’envoyer une réponse, je vous prie de me le faire savoir.

Merci à vous,

[Votre nom]
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Cas d’utilisation : email de relance après un email sans réponse

Exemple d'objet d'email

Objet : Toujours intéressé par notre offre ?

Exemple de texte pour relancer

Mme, M. (nom du destinataire),

Je me permets de vous relancer concernant l’email que je vous ai envoyé précédemment au sujet de (brève description de l’offre ou de la proposition). 

J’aimerais vous présenter de vive voix les avantages que cela pourrait apporter à votre entreprise (nom de l’entreprise du prospect).

Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez discuter de cette offre plus en détail, je suis à votre disposition pour planifier un rendez-vous.

Je vous remercie par avance pour votre considération.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Votre numéro de téléphone)

(Votre adresse email)

Cas d’utilisation : email de relance pour assurer le suivi après un événement déclencheur de votre pipeline

Exemple d'objet d'email

Objet : Suite à notre discussion lors de (nom de l’événement)

Exemple de texte pour relancer

Mme, M (nom du destinataire),

Je vous remercie pour notre échange lors (nom de l’événement). 

J’ai pris note de vos (mentionner les attentes ou problématiques du prospect). Je souhaiterais vous proposer (un rendez-vous commercial pour en discuter ou une solution adaptée).

Je suis disponible pour organiser un rendez-vous téléphonique ou pour répondre à vos questions. 

En attendant, je vous souhaite une excellente journée.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Votre entreprise)

(Votre numéro de téléphone)

(Votre adresse email)

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Cas d’utilisation : après une rencontre lors d’un salon professionnel

Exemple d'objet d'email

Objet : Suite à notre rencontre au salon professionnel (nom du salon)

Exemple de texte pour relancer

Mme, M. (nom du destinataire),

J’espère que votre retour s’est passé dans les meilleures conditions depuis le salon professionnel (nom du salon).

Je tenais à vous remercier pour notre échange lors de notre rencontre au stand de (votre entreprise). Après avoir pris connaissance de vos objectifs et vos problématiques dans votre secteur d’activité, j’aimerais échanger avec vous sur les solutions que nous pouvons mettre en place.

Je suis disponible pour organiser un rendez-vous téléphonique ou en présentiel un jour de votre choix.

N’hésitez pas à me faire part de vos disponibilités. 

Je vous remercie par avance pour votre attention et je reste à votre disposition pour toute question ou demande supplémentaire.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Votre entreprise)

(Votre numéro de téléphone)

(Votre adresse email)

Cas d’utilisation : la relance… d’une relance

Exemple d'objet d'email

Objet : Relance — suite à notre précédent échange

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Exemple de texte pour relancer

Mme, M. (nom du destinataire),

Je me permets de revenir vers vous suite à mon précédent mail (mentionner brièvement le sujet ou l’objet de la discussion).

J’aimerais avoir votre retour sur (mentionner le sujet en question) et pouvoir discuter plus en détail de (nom du service ou du produit proposé).

Je suis disponible pour planifier un appel téléphonique ou une réunion à votre convenance.

Je vous remercie par avance pour votre considération et j’espère avoir le plaisir de poursuivre notre discussion prochainement.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Votre entreprise)

(Votre numéro de téléphone)

(Votre adresse email)

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Cas d’utilisation : l’ultime tentative

Exemple d'objet d'email

Objet : Dernière chance

Exemple de texte pour relancer

Mme, M. (nom du destinataire),

Je me permets de vous contacter une dernière fois concernant notre précédente correspondance au sujet de (mentionner brièvement le sujet ou l’objet de la discussion).

Je comprends que votre emploi du temps puisse être chargé, mais je reste convaincu(e) que notre collaboration pourrait être bénéfique pour (votre entreprise/nos projets communs).

Si vous pouviez prendre quelques instants pour me faire part de votre décision finale ou pour planifier une discussion ultérieure. Je reste disponible pour toute demande d’informations complémentaires.

Je vous remercie pour votre attention et pour le temps que vous avez déjà consacré à notre échange.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Votre entreprise)

(Votre numéro de téléphone)

(Votre adresse email)

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